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4 consejos para tener reuniones de trabajo efectivas

7 septiembre, 2015
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Queremos poner fin a las reuniones infinitas, improductivas y carentes de objetivos. Es hora de empezar a fomentar la productividad laboral, 8 horas pueden dar para mucho, o no. Está demostrado que las reuniones de trabajo mal gestionadas pueden ser una completa pérdida de tiempo; así que hoy nos hemos propuesto dar 4 consejos para tener reuniones de trabajo efectivas, que pueden ayudar a liderar de forma efectiva un equipo, motivarlo y, por consiguiente, aumentar la productividad laboral.

1. Planifica la reunión:

– Define los objetivos de la reunión: crea un acta donde se definan los temas a tratar.

– Debe haber un número limitado de temas, puestos en orden lógico. En general, los temas más engorrosos es mejor dejarlos para el final.

– Calcula el tiempo máximo necesario para cada tema.

Limita los turnos de palabra de cada asistente y cronométralos. 5 minutos es suficiente para sintetizar un tema y  es una buena forma de mantener la atención de los demás asistentes.

– Informa de fecha, hora, lugar, objetivos y reglas (anteriormente mencionadas) a todos los asistentes: es importante fijar la reunión en el momento y lugar adecuado. Por ejemplo, por la mañana con la menta clara, en un lugar cómodo, que fomente la concentración y atención del equipo.

2. Lidera la ejecución de la reunión:

– Dedica los 2 primeros minutos de la reunión a unas palabras de cordialidad, es importante romper el hielo y hacer que todos se sientan cómodos y motivados. Temas no profesionales son una buena opción, demostrar que te interesas por la vida de alguien es bueno: un qué tal las vacaciones/ fin de semana/ viaje/ familia… es suficiente. No hace falta indagar mucho.

Recuerda los temas que se van a tratar y los objetivos de la reunión: repite la dinámica de tiempos límite por tema y asistente. Informa que se va cronometrar para tener un referente del tiempo que se tarda y para mantener la igualdad de condiciones, dejando claro que no es un concurso, sino un fórmula para no perder tiempo.

– Utiliza una pizarra y/o postits para mostrar gráficamente los métodos y roles para cumplir los objetivos que se están tratando.

3. Cierra la reunión de forma efectiva:

– Una vez se hayan tratado todos los temas, haz un resumen de estos, mencionando las tareas y sus responsables.

– Pon fecha límite de los objetivos y posible fecha para una siguiente reunión.

– Intenta terminar la reunión 5 minutos antes de lo previsto, los asistentes lo agradecerán y puede ser motivo de elogio hacia ellos.

4. Haz un resumen post reunión:

– Pasa a limpio el acta de la reunión y compártela con los asistentes.

– Es una fórmula para dejar claros los objetivos, evitar malentendidos y demostrar liderazgo en tu equipo.

Estos 4 consejos pueden ayudarte a fomentar el team building, la productividad y la motivación de tu equipo. Es una buena forma estructurar tus reuniones y aprender a liderarlas.

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